Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Met ingang van 25 mei 2018 is de AVG van toepassing in alle lidstaten van de EU.
Deze brief is vast niet de eerste die u over dit onderwerp ontvangt. Op mijn site heb ik begin januari 2018 een bericht geplaatst en gemeld dat wij u een brief zullen sturen waarin we akkoord vragen voor het gebruiken van persoonsgegevens.

Op mijn site heb ik begin januari 2018 een bericht geplaatst en gemeld dat wij u een brief zullen sturen waarin we akkoord vragen voor het gebruiken van persoonsgegevens.

De AVG kent de volgende rechten voor betrokkenen:

  1. Recht op informatie (artikel 13 en 14 AVG)
  2. Recht van inzage (artikel 15 AVG )
  3. Recht op rectificatie (artikel 16 AVG)
  4. Recht op gegevenswissing / vergetelheid (artikel 17 AVG)
  5. Recht op overdraagbaarheid / data portabiliteit (artikel 20 AVG)
  6. Recht op beperking van de verwerking (artikel 18 AVG)
  7. Recht van bezwaar (artikel 21 AVG)
  8. Recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming / profilering (artikel 22 AVG)

Bij het aangaan van onze samenwerking heeft u impliciet toestemming gegeven dat mijn kantoor uw gegevens mag gebruiken. Vanwege de AVG treft u bijgaand een retour formulier aan waarin u expliciet toestemming geeft de persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor ze aan ons gegeven zijn (verwerkingsovereenkomst).

Wij registreren van u als cliënt allerlei gegevens, anders kunnen we onze werkzaamheden niet uitvoeren.

  • Uw naam, adres, geboortedatum, inkomen, gegevens van de eigen woning, hypothecaire schuld. Hetzelfde geldt voor de gegevens van uw partner plus gegevens van kinderen.
  • Bedrijfsgegevens als wij voor uw onderneming de boekhouding en administratie verzorgen.
  • Persoonsgegevens van werknemers van ondernemingen waar we de salarisadministratie voor verzorgen.

Bewaartermijn
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist (minimaal 7 jaar).

Beveiliging
Wij hebben gedurende de afgelopen jaren al diverse passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

  • Alle medewerkers van kantoor die gegevens kunnen bewerken of inzien, zijn gehouden aan geheimhouding; medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens en handelen hiernaar.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
  • We anonimiseren en zorgen voor de encryptie / versleuteling van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
  • Dagelijks wordt van het computersysteem een back-up gemaakt door het externe ICT kantoor; daarnaast is er een externe harde schijf met een wekelijkse back-up die buiten het kantoor wordt bewaard en zo niet met onverhoopte brand verloren gaat.
  • Van in dossiers aanwezige ID bewijzen zijn foto’s + BSN niet te kopiëren.
  • Het privacy beheer van gegevens in digitale belastingaangiften is gewaarborgd.
  • Er is een protocol wat te doen bij een datalek. Voorbeelden datalekken: een kwijtgeraakte USB-stick met persoonsgegevens, een gestolen laptop of een inbraak in een databestand door een hacker. Bij een ernstig datalek wordt melding bij de autoriteit persoonsgegevens gedaan en worden betrokkenen geïnformeerd.
  • Jaarlijkse worden persoonsgegevens die op papier staan vernietigd via een erkend archief vernietigingsbedrijf.

We verzoeken u direct contact met ons op te nemen als er een klacht is over de verwerking van persoonsgegevens, Mochten we er samen niet uitkomen, dan is een klacht indienen mogelijk bij de landelijke toezichthouder de Autoriteit Persoonsgegevens.

Digitalisering

Er gaat nog veel post van mijn kantoor naar cliënten. Een aantal van hen heeft aangegeven de verstuurde informatie liever digitaal te willen ontvangen. Wij beschermen de digitale weg met Malwarebytes, Microsoft Security Essentials, Trusteer Eindpuntbeveiliging. In bijgaande verwerkingsovereenkomst kunt u aangeven of u prijs stelt op digitale post.

Opvolging

Omdat per 01-01-2019 mijn kantoor wordt overgenomen door Casper Gorgels is de verwerkingsovereenkomst tevens op zijn naam gesteld.

Bij vragen over de AVG: belt u gerust!

Rolf van der Horst

 

 

 

 

 

Verwerkingsovereenkomst in het kader van de AVG ingaande 25 mei 2018

Bij dezen geef ik, al dan niet als vertegenwoordiger van een onderneming of rechtspersoon, expliciet toestemming voor het gebruiken van de door mij verstrekte persoonsgegevens.

Deze privacyverklaring stoelt op de informatie brief van het administratiekantoor

van eind mei 2018, waarin wordt weergegeven hoe dit kantoor omgaat met de persoonsgegevens.

De toestemming wordt gegeven aan Rolf van der Horst, administratiekantoor te Haarlem en per 01-01-2019 aan het administratiekantoor van Casper Gorgels te Haarlem.

 

 

Uw naam en handtekening:

 

 

 

Indien van toepassing: naam en handtekening van uw partner:

 

 

 

Indien van toepassing: vertegenwoordiger van de onderneming met de naam:

 

 

 

Ik wil post in het vervolg digitaal ontvangen: JA   /  NEE

 

 

 

 

 

Haarlem, mei 2018

 

 

Voor het kantoor:

 

 

 

 

Rolf van der Horst                                                     Casper Gorgels

 

 

Dit formulier graag ingevuld en getekend retourneren aan het administratiekantoor.

Digitaal via e-mail via horst.administratiekantoor@planet.nl of via briefpost naar Marjoleinpad 50 E, 2034 ME  Haarlem.

Spring naar toolbar